Nebenkostenabrechnung prüfen – Die häufigsten Fehler und wie Mieter sich wehren können

Nebenkostenabrechnung – ein Überblick

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für viele Mieter ein großes Thema. Sie umfasst Ausgaben wie Heizung, Wasser, Müllentsorgung und Hausmeisterkosten, die Vermieter auf die Mieter umlegen können. Laut § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) muss die Abrechnung transparent, nachvollziehbar und fristgerecht erfolgen. Doch nicht selten enthält sie Fehler, die zulasten der Mieter gehen.

Welche Nebenkosten dürfen umgelegt werden?

Vermieter dürfen nur die sogenannten „Betriebskosten“ gemäß § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) abrechnen. Dazu gehören unter anderem:

• Grundsteuer,
• Wasserversorgung,
• Müllabfuhr,
• Gebäudereinigung,
• Heizkosten.

Nicht umlagefähig sind hingegen Verwaltungskosten oder Instandhaltungsmaßnahmen. Eine häufige Fehlerquelle besteht darin, dass Vermieter solche unzulässigen Kosten dennoch in die Abrechnung aufnehmen.

Typische Fehler in der Nebenkostenabrechnung

1. Fristüberschreitungen: Der Vermieter hat maximal 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Versäumt er diese Frist, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen.
2. Unvollständige Angaben: Die Abrechnung muss Angaben zu Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und dem Anteil des Mieters enthalten. Fehlen diese, ist die Abrechnung unwirksam.
3. Falscher Verteilerschlüssel: Nebenkosten dürfen nur nach den vereinbarten Schlüsseln (z. B. Wohnfläche oder Verbrauch) umgelegt werden. Abweichungen sind unzulässig.
4. Nicht umlagefähige Kosten: Verwaltungskosten, Reparaturen oder Rücklagen für Instandhaltung dürfen nicht abgerechnet werden.
5. Doppelte Abrechnung: In einigen Fällen werden Kosten, wie beispielsweise Versicherungsprämien, versehentlich mehrfach abgerechnet.

Wie sollten Mieter die Abrechnung prüfen?

1. Vergleich mit dem Mietvertrag: Prüfen Sie, ob alle abgerechneten Kosten tatsächlich umlagefähig sind und ob der vereinbarte Verteilerschlüssel verwendet wurde.
2. Gesamtkosten und Verteilung: Fordern Sie bei Unklarheiten Einsicht in die Originalbelege, um sicherzustellen, dass die angegebenen Kosten korrekt sind.
3. Verbrauch prüfen: Besonders bei Heiz- und Wasserkosten lohnt sich ein Vergleich mit den Verbrauchszahlen der Vorjahre, um Unregelmäßigkeiten zu erkennen.

Was tun bei einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung?

1. Einspruch erheben: Fehlerhafte Abrechnungen sollten Sie schriftlich beim Vermieter beanstanden. Führen Sie dabei konkret auf, welche Punkte Sie anzweifeln.
2. Fristen beachten: Mieter haben 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit, um Einwände zu erheben. Nach Ablauf der Frist können keine Korrekturen mehr verlangt werden.
3. Zahlungen zurückhalten: Bei Streit über die Abrechnung können Mieter berechtigte Zweifel an einzelnen Positionen geltend machen und nur den unstrittigen Betrag zahlen.
4. Rechtliche Schritte einleiten: Bei Uneinigkeit kann ein Anwalt prüfen, ob eine gerichtliche Klärung sinnvoll ist.

Aktuelle Rechtsprechung zu Nebenkosten

Die Gerichte haben in den letzten Jahren zugunsten der Mieter entschieden, insbesondere bei unklaren oder intransparenten Abrechnungen. So entschied der Bundesgerichtshof (BGH), dass Vermieter die Abrechnung so verständlich gestalten müssen, dass ein durchschnittlicher Mieter sie nachvollziehen kann. Fehlen essenzielle Angaben, ist die Abrechnung unwirksam.

Tipps für Mieter

1. Abrechnung regelmäßig prüfen: Lassen Sie keine Abrechnungen ungeprüft, selbst wenn es auf den ersten Blick korrekt erscheint.
2. Einsicht in Belege verlangen: Sie haben das Recht, Originalbelege einzusehen. Nutzen Sie dieses Recht bei Unklarheiten.
3. Fachliche Unterstützung suchen: Bei komplexen Abrechnungen kann eine Beratung durch einen Anwalt oder den Mieterverein hilfreich sein.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung ist ein wichtiger Bestandteil des Mietverhältnisses, birgt jedoch oft Konfliktpotenzial. Mieter sollten ihre Rechte kennen, Abrechnungen genau prüfen und bei Unregelmäßigkeiten konsequent handeln. Mit einem strukturierten Vorgehen und gegebenenfalls rechtlicher Unterstützung lassen sich viele Probleme lösen und unberechtigte Nachforderungen vermeiden.